AI時代のメール術(2)目的意識を持つ重要性

　AIは、文章を整えたり定型文を生成したりすることに優れた便利なツールです。メール作成や資料の下書きなど、日常業務の多くを効率化してくれます。しかし、「何を伝えたいのか」「相手にどのような行動を取ってほしいのか」という目的が曖昧なまま使ってしまうと、効率だけが先行し、肝心の意図が伝わらない文章になりかねません。
　たとえば、取引先へ資料を送付する際、「資料を添付しました。ご確認をお願いします」という一文は、AIを使えばすぐに作れます。しかし本来の目的が「相手に資料を確認してもらい、次回の会議までにAかBの判断をしてもらう」ことであれば、「○月○日までにご確認いただき、AかBかをご返信ください」と期限や具体的な行動を明記することで、相手は対応すべき内容と優先度を正確に理解できます。その結果、認識のずれや確認の手間も減らすことができます。
　AIの力を最大限に生かすには、まず目的をはっきりさせることが欠かせません。目的が明確であれば、AIが作成した文章を整えたり、必要な一文を補ったりする作業もスムーズになります。その結果、スピードとわかりやすさを両立した、伝わるメールが書けるようになります。目的を整理し、AIを上手に導く。その意識を持つだけで、効率的で伝わる文章を書く力は大きく高まります。

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