AI時代のメール術(3)上手にAIを使うための指示出し

　ビジネスメールをAIに作成させる際は、まず「目的」を明確にすることが大きなポイントになります。とはいえ、「目的といわれてもよくわからない」という方は、「依頼なのか」「報告なのか」「お礼なのか」といったメールの種類から考えてみるとよいでしょう。
　同じ内容でも「依頼メール」と「報告メール」では、AIが選ぶ言葉や構成は大きく変わります。たとえば「依頼」なら、相手の行動を促すために柔らかい表現を使います。「報告」であれば、事実を整理して簡潔にまとめる構成になり、「お礼」は、感謝の気持ちが伝わるトーンを意識した文面になるでしょう。AIは文脈を補うことができますが、「目的」があいまいだと、方向性がずれやすくなります。特に「お詫び」など繊細な内容の場合は、トーン設定が重要です。「お詫びメールとして誠実で落ち着いた印象に」と指示することで、相手への配慮が行き届いた柔らかな表現の文章になるので、ここから微調整を行います。
　一方、「確認」や「相談」といった双方向のメールでは、AIが相手の負担を減らすような言い回しを提案してくれるのも強みです。目的を考えるのが難しいときは、まず「依頼・報告・お礼・お詫び・確認・相談・返事」のどれに近いかを考えましょう。それだけで、あなたの意図が伝わる”AIに書かせても伝わるビジネスメール“が完成します。

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