Kanbunken 環境文化創造研究所

DAILY COLUMN

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Tue

10/27

2020

あなたのメールはどのように表示されていますか

 ビジネスメールの質を上げるために常にマナーや文章を気にしている人にも、意外と見落としていることがあります。それは相手のメールソフトによって、メールの見え方が異なるということです。相手の受信環境で自分のメールを見て、驚愕する人もいます。
 たとえば、テキストメールで送っているつもりがHTMLメールになっていて行間が想定の2倍以上に空いてしまっていたり、署名の字体だけが異なって表示されていたりするということはよくあります。メールの文面上に表示されない署名機能がオンになっていたために署名がふたつも表示されていたり、相手の受信ボックス上で自分の名前ではなくメールアドレスが表示されていることも多いようです。
 自分が送ったメールを別の人のパソコンやメールソフトで見る機会はあまりないために、このようなことが起こりがちです。親しい友人に客観的に自分のメールを見てもらえればベターですが、難しい場合もあるでしょう。そこでおすすめなのは、メールを自分の別のメールソフトのアドレス宛に送信し、どのように表示されるのかを確認してみることです。これだけでも致命的なミスを発見しやすくなりますし、知らなかったばかりに後で恥ずかしい思いをすることもなくなります。ぜひ、積極的にさまざまな環境で見るようにしてみてください。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp/

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師/オフィスミカサ 代表長野裕香

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