Kanbunken 環境文化創造研究所

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Thu

12/10

2020

ビジネスメールで「クッション言葉」を使うときの注意点

 伝えにくいことを柔らかく表現したいときに使われることの多い「クッション言葉」には、「申し訳ありませんが」、「よろしければ」、「お手数をおかけしますが」、「お忙しいところ大変恐縮ですが」など、たくさんの種類があります。使いこなせると配慮が伝わりとてもよいのですが、だからこそ注意すべき点があります。
 1つ目は、クッション言葉の使い過ぎです。相手への配慮を重視する人やお客様へ丁寧に対応しようとする人ほどやってしまいがちなので、気をつけましょう。クッション言葉を1通のメールに多用すると、相手は「無駄に長い」、「言いたいことを簡潔に伝えてほしい」などの感想を抱き、メールがくどい人という印象を与えてしまうこともあります。
 2つ目は、シーンに合わない言葉を使わないこと。たとえば、明らかに先方のミスによる再提出依頼にもかかわらず、「誠に申し訳ございませんが」を使ったり、先方の無理な依頼を受ける際に「恐れ入りますが」を使ったりしていませんか。こんなふうに使い方をよく考えずに多用していると、本当にこちらが謝罪をする場面や、先方の状況を踏まえて声をかけたいときに、気持ちが伝わりにくくなってしまうというデメリットがあります。必要なときに、自分の気持ちが正しく伝わるクッション言葉が使えるように意識してみてください。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 http://businessmail.or.jp

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師・オフィスミカサ代表長野裕香

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