Kanbunken 環境文化創造研究所

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Mon

2/8

2021

ビジネスメールを見れば ビジネススキルがわかる?

 ビジネスメールスキルの高い人の傾向として、メールの文章にさりげないひと手間がかけられていることが挙げられます。
 たとえば、日付には必ず曜日をセットで書くこと。カレンダーで曜日を確認して書くひと手間は、少々面倒です。しかし自分の手間よりも、きちんと確認して記すことで受信側が曜日を調べる必要がなくなることを優先するのです。ほかにも、「〇〇のサイトをご覧ください」と書くのならURLも記載する、郵送を依頼するのなら署名とは別に郵便番号や宛先を提示する、資料提供を依頼するのなら見本を添付すれば、相手は必要とされている資料をイメージしながら準備を進められるでしょう。これらができる人は、相手が行動を起こすときにどのような情報があればスムーズに進行するかを想定して行動できる人であり、ビジネススキルも高いということです。逆に、こうした相手への配慮ができない人は、メールの質もビジネススキルもなかなか上がりません。
 まずは、相手の方があなたに「さりげない配慮」をしてくれていることに気づきましょう。そして少しずつでもよいので、あなた自身もそのような配慮を心がけてみてください。些細なことと思われるようなひと手間が、相手のミスや無駄なやり取りを減らし、結果として自分の仕事を効率良く進めることにつながります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 http://businessmail.or.jp

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師・オフィスミカサ 代表長野裕香

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