Kanbunken 環境文化創造研究所

DAILY COLUMN

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Wed

6/23

2021

ビジネスメールで「無駄に長い」と言われないために

 ビジネスメールでは、宛名、挨拶、名乗りの後に「このメールをなんのために送ったのか」という要旨を簡潔に書きます。たとえば「資料を送付いたしますので、ご確認ください」、「〇月〇日の会議の出欠のご返信をお願いいたします」と書けばメールの目的が明確で、読んだ側も何をすればよいのかがわかります。要旨を端的かつ具体的に表現できれば、「無駄に長い」、「メールを読んだが、何をすればよいのかわからない」と言われることはなくなるでしょう。
 しかし、要旨を意識している方のメールでも、ときどきNGな例を見かけます。たとえば、「資料の件でご連絡いたしました」としか書いていない場合です。この文章だけでは、資料を見てほしいのか、修正して再提出してほしいのかなど、いろいろな受け取り方ができます。「なんのために送ったのか」という肝心なことがわからないため、結局曖昧になり、読み手を困惑させてしまうことにもなりかねません。
 意識するべきは、メールを受け取った後、相手にどう行動してほしいかを考えてそれを表現することです。資料に問題がないかを見てほしい、もし問題があれば修正してほしい、問題がなくてもより良くするための意見がほしいなど、自分の目的を明確にしてそれを文章にします。要旨を明確にするには、まずはメールを送る目的を明確にしましょう。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師・オフィスミカサ 代表長野裕香

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