Kanbunken 環境文化創造研究所

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2021

年末の大掃除に無駄なメールを一掃する

 ビジネスメールの課題のひとつは、効率化です。というと「書く時間の短縮」に注意が向きがちですが、受信メールの管理も重要です。自動振り分けなどさまざまな機能を使ってメールを分類する前に、何をすればよいのかをご紹介します。
 ポイントは、「大量の未読メール」への対応です。未読メールは、同じ差し出し人や類似の件名であるという理由から「開く必要のないメール」と判断して、ずっとそのままにされることがあるようです。一方で、大量の未読メールの中から大切なメールを探すための時間は確実に発生しています。最悪なのは、未読メールに紛れて本当に必要なメールを見落としてしまうケースです。
 ある程度の未読メールがたまってからまとめて削除する人もいますが、たとえ月に1回であっても、その時間は無駄です。最近は配信停止の方法もシンプルになっていますので、もう不要なメールが来ないよう、大掃除のこの時期に一気に手続きをしてはいかがでしょう。
 読まないメルマガだけではなく、利用しているシステムからの定期的な通知やメンテナンスの内容なども対象です。メールボックスが「必要なメール」だけになれば、自然と業務効率も上がります。すっきりとした気持ちで、新しい年を迎えませんか。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師・オフィスミカサ 代表長野裕香

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