Kanbunken 環境文化創造研究所

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2022

ビジネスに役立つ文章講座(2)通知文に学ぶ「起承転結」

 文章を書くにあたって「起承転結」は大事なテクニックのひとつであり、身近なビジネス文書の中で、起承転結が凝縮されたものが通知文だと思います。
 通知文は、外部に向けて講習会や研修会、会議のお知らせなど、さまざまな場面で使われます。私は役所に勤務していたとき、先輩から通知文の書き方を教えてもらいました。先輩は、こう話しました。「通知文は、『候』、『平素』、『さて』、『つきましては』の四段活用だよ」。
 「候」は、時候のあいさつです。2月ならば、「立春の候」、「向春の候」などがあり、「立春の候、益々ご清栄のこととお喜び申し上げます」のように文章を始めます。「平素」は、日頃の感謝を述べるところであり、「平素から、○○に御理解、御協力をいただき、感謝いたします」のように続けます。「さて」では、それまでの文章とはガラリと変わり、用件(本題)に入ります。「さて、例年のとおり今年度も○○講習会を開催する運びとなりました」のようになります。そして最後の「つきましては」のところで、結論をまとめます。「つきましては、お忙しいところ恐縮ですが、御出席をお願いできれば幸いです」。
 つまり、「候」、「平素」、「さて」、「つきましては」が、起承転結になっているのです。シンプルですので、皆さんも参考になさってください。

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一般財団法人 日本環境衛生センター 技術調査役(環境衛生分野担当)中臣昌広

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