Kanbunken 環境文化創造研究所

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2022

ビジネスメールで用件が複数あるときには

 ビジネスメールで用件が複数ある場合、1通にまとめる方法と用件ごとに分ける方法のどちらが良いかと質問を受けることがあります。用件ごとにメールを分けるほうがヌケやモレがなく、端的で円滑なやりとりが可能なので、回答としては「原則1用件1メール」です。
 1通のメールに複数の用件が書いてあると一部にだけ回答してほかの質問への回答を忘れてしまうなど、ヌケやモレの発生頻度が高くなります。そのほかにも、複数の用件を受けた相手はすべての答えが揃ってから返信しようとするため、なかなか返信が来ないというデメリットもあります。とはいえ、伝えたいことがたくさんある場合や内容的に複数に分けることがそぐわない場合には、どうしてもメールが長くなってしまいます。そんなとき、少しでも相手にわかりやすいようにメールを書くには、どうしたら良いのでしょうか。
 まずは伝えたいことがいくつあるか、要点が文章の中でいくつに分けられるかを考えます。そして、もしひとつの用件で確認事項が3点あるのであれば、要旨に「確認事項が3点あります」と先に書いておきます。そして、ひとつ目は、ふたつ目は…と内容ごとに番号を付けたり、■や●の記号を使うなど見出しを付けることで、視覚的に用件の種別と数をわかりやすく工夫すると良いでしょう。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師・オフィスミカサ 代表長野裕香

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