Kanbunken 環境文化創造研究所

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2022

ビジネスに役立つ文章講座(3)起案文書に欠かせない「5W1H」

 仕事で何かの事業を実施する前に書くのが、組織の意思決定のために必要な起案文書(原議)です。起案文書には、文章を書くために重要なことが凝縮されています。疑問詞の5W1Hの「いつ」、「どこで」、「誰が」、「何を」、「なぜ」、「どのように」は起案文書に欠かせません。今回は、私の経験をもとに、起案文書をつくるときの注意点をお伝えしたいと思います。ポイントを押さえておけば、新しい起案文書を作成する際に参考例文を見たり、ほかの起案文書を真似したりする必要がなくなるでしょう。
 起案文書の最初に書くのは、目的です。なぜこの事業をするのか、理由は何か、その背景には何があるのか、だからこの事業を実施したいという流れで説明することが大切です。AだからBに、BだからCに、最後に目指すのはこれだ、という具合です。なるほどそうかと思わせる内容になっていないと、読み進めてもらえないと思いましょう。
 あなたの目的を納得してもらえるようであれば、次に、いつ、どこで、誰を対象に、何をどのように実施するのかを書いていきます。こうした5W1Hを頭に描いて、流れに沿って考えていくと、起案文書をつくることがスムーズになっていきます。そして、起案文書の最後に、資料とその一覧を添付すれば完成です。

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一般財団法人 日本環境衛生センター 技術調査役(環境衛生分野担当)中臣昌広

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