Kanbunken 環境文化創造研究所

DAILY COLUMN

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Wed

4/13

2022

新入社員に「ビジネスメール」を教えられますか?

 初めての相手と仕事を進める場合、最初の挨拶は対面でも電話でもなく、メールであることが当たり前になってきました。企業のホームページに寄せられる問い合わせへの対応も、ほとんどがメールでしょう。当然、メールの印象が悪ければ、その先に進むことやビジネスそのものも難しくなります。名刺交換の方法よりも先にメールマナーを学ばなければならない状況から、接遇研修にビジネスメールを導入する企業も増えています。
 しかし研修がない場合には、上司や先輩の指導が重要です。上司から「やり方は、見て学べ」と言われた新入社員が、上司が送っている「内部向けの1、2行メール」を真似て取引先に送っていた、トラブル対応のために新入社員がこれまでやりとりしたメールの報告をうけたら、とんでもない言葉遣いで真っ青になったなど、大失敗の事例も数多くあります。メールはクローズドなものなので、問題が表に出にくい面があります。
 上司や先輩の皆さんは、ぜひ時間を作って「7つの型※」や添付ファイルの注意事項の基本だけでも教えてあげてください。その際、根拠を示しながら説明ができると理解が進むでしょう。「指導するほどの自信がない」という人は、ビジネスメールをマスターするよい機会だと思って、学びなおしてみるチャンスかもしれません。

※ ビジネスメールを書くためのポイントのこと。宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名を7つの型として身につけることで、わかりやすいメールが書けるようになるというもの
一般社団法人日本ビジネスメール協会 https://businessmail.or.jp

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師・オフィスミカサ 代表長野裕香

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