Kanbunken 環境文化創造研究所

DAILY COLUMN

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Tue

6/28

2022

相手が答えにくいことをメールで聞くときは

 仕事上、メールでデリケートな質問をしなければならないことはありませんか。たとえば、健康に関わる仕事であれば、体重や体のサイズ、病歴、業務改善の仕事であれば、これまで社内で発生したトラブルの詳細な履歴も確認しなければなりません。対面ならまだしも、これらの質問をメールで行うとなると、聞く側のハードルは上がります。
 まずは、自分は仕事として当たり前に聞いていることでも、相手にとっては答えにくいかもしれないということを認識しましょう。自分とは異なる立場や考えを持つ相手の気持ちをイメージできるか、そして寄り添うことができるかが大切です。もしあなたが、「自分はデリケートな質問をしているから相手は答えにくいだろう」と思うのであれば、それだけですでに相手に寄り添えているといえるでしょう。
 次に必要なのは「どのように書けば、相手が回答しやすくなるか」を考えてみることです。たとえば、答えてほしい理由や動機づけを明確にして記載することもひとつの方法です。なぜそれを質問しているのかという理由が納得できるものであれば、回答率は上がります。ほかにも、回答していただくことで次に何を提供できるのか、どういう提案を考えているのかというネクストアクションを記載すると、答えてもらえる可能性はより高まります。

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一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師長野裕香

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