Kanbunken 環境文化創造研究所

DAILY COLUMN

- 日替わりコラム

Thu

10/27

2022

複雑な内容をメールで正しく早く伝えるコツ

 複雑な案件になるほどビジネスメールの文字数や文章量が増え、書く側も読む側も負担になります。そして、内容が複雑だからこそ、書き手の意図は伝わりにくくお互いに異なる理解となり、余計に無駄な時間を費やすのはよくあることです。こうしたメールを書くシーンに出くわすと、文章を精査することに時間をかけがちですが、箇条書きを利用することで、意外と簡単に解決できることが多いです。
 基本的なスキルなので使っている方もいると思いますが、よくある日時調整だけではなく、たとえば交渉時などに相手に提示する条件や、自社が対応可能な事柄、協力してほしいことなどを伝えるときにも箇条書きは有効です。複雑な内容のときにこそ、箇条書きにできる項目を探し、実践してみてください。
 重要な点がコンパクトに最小限でまとまる、要点を特定しやすく早く確認できるため誤解が生じない、文章にすると長くなる記述も箇条書きなら情報が絞り込まれ、文章量を減らせることで時短にもなります。また、情報が相手の記憶に残りやすいなどのメリットもあり、相手にわかりやすく、正しく理解してもらえる上に読む側の負担を減らすことにもつながります。先方の理解が早いほど、より早い返信がもらえ、その後の自身の業務がスムーズに進むなど、大きな効果が期待できます。

↓一般社団法人日本ビジネスメール協会のホームページはこちら
https://businessmail.or.jp/

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師長野裕香

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