Kanbunken 環境文化創造研究所

DAILY COLUMN

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Fri

12/9

2022

ビジネスメールの箇条書きで失礼な印象を与えないために

 前回、複雑な案件もメール内で箇条書きにすれば便利だとご紹介したのですが、「相手が目上の方の場合には躊躇してしまうことがある」という声をお聞きしました。そっけなさや、場合によっては冷たい印象を与えるのではないかと考えてしまうというのです。
 そもそも箇条書きは一般的な情報の伝え方なので、使うこと自体は失礼ではありません。住所、電話番号などの情報を箇条書きにされて失礼だと思う人はいないはずです。しかし、変に気を遣い「ですます調」を残した文章を箇条書きにすると、失礼に感じるということはあるかもしれません。
 対策として、箇条書きする情報に【当日案内】、【必要事項】、【懸念事項】などの見出しをつけ、情報を端的に羅列していることを示すというのはいかがでしょうか。
 ただし箇条書きも、以前からお伝えしている「7つの型※ 」があってこそです。宛名、挨拶、名乗り、要旨もなく、いきなり箇条書きで【返信事項】などと書けば、それは失礼になるでしょう。
 箇条書きは、そのほうが相手にとってわかりやすいだろうという相手目線で利用するものであり、自分の手間を省くためのものではないことを忘れないように利用してください。

※ 宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名を7つの型として身につけることで、わかりやすいメールが書けるようになるというもの
↓一般社団法人日本ビジネスメール協会のホームページはこちら
https://businessmail.or.jp/

一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師長野裕香

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