ビジネスメールでの「言葉選びの基準」

　ビジネスメールには難しい言葉遣いや、語彙力が必要と考えている人がいます。しかし実際のところ、メールや文章の理解は、相手がもっている語彙にも左右されるため、相手が知らない言葉を使っても伝わらないことを意識したほうが良いでしょう。意図が伝わらないメールは、書く意味も送る意味もありません。
　そう考えると、相手が内容を理解できるように言葉を選ぶ必要があります。特にメールの送信相手が一般の人である場合は、この視点はよりいっそう重要です。相手がわかる基準としては、「中学生が読んでも理解できること」と説明しています。もちろんほかにも、業界の専門用語を使っていないかなどの視点も含みます。
　ある研修で役員の方が「簡単な文章でメールを送ると、馬鹿にされているように感じるのでは？と思っていたが、そういうことなんですね」と納得され、その後、自身のメールを改善されたそうです。すると、相手からの返信スピードが上がり、仕事が早く進むようになったとのこと。聞くところによるとよく本を読む方で、ご自身の語彙が豊富な上にそのような考え方だったため、周囲は読んで理解するのも書く際の言葉選びにも気を使い、やり取りがしづらかったそうです。仕事を進めるためのメール術としては、「難しさより伝達力」を実感した事例でした。

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