ビジネスメールはテキスト形式を使おう

　メールソフト上で表示形式を「HTML形式」に設定すると、フォントのサイズ、種類、色、下線や太字といった装飾ができるので、どんな色やフォントが適切かという質問をよくいただきます。しかし、お勧めするのは実は「テキスト形式」です。なぜならテキスト形式は、読み手が設定しているフォントに自動調整されるため、相手が読みやすいと思っている設定で表示してくれるからです。HTML形式のように、フォントなど各種設定について送付時に考える必要がなくなり、それだけでも作業効率が向上します。
　また、HTML形式メールの装飾の仕方は人によって異なるため、読みにくい印象を与えてしまうことがあります。重要部分を赤字にする人・太字や下線にする人、どうしてその色やフォントを使用したのか意図がわからないようなカラフルなメールもあります。一方、テキスト形式ではどのメールも常に統一的に表示されるので、一貫性が保たれ、読み手が読みやすくなります。情報などをビジュアルに伝えたい場合は、メールを直接装飾するのではなく、Wordなどで作成した文書やチラシなどを添付するほうが良いでしょう。メールは主にテキスト(文字のみ)で伝えられる情報を重視し、必要に応じて使い分けることで、情報の伝達効果をより高めることができます。

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