AI時代のメール術(1)心を伝える一文で差がつく

　最近、ビジネスメールの下書きをAIに任せる人が増えてきました。AIは要点を整理し、丁寧で失礼のない文面を短時間で作成できるため、忙しいビジネスパーソンにとって心強い味方です。しかし、AIが作ったメールをそのまま送ると、相手によっては「機械的」と受け取られることがあります。文章としては正確でも、相手の気持ちや状況への配慮が不足しているからです。
　たとえば、上司への進捗報告で「資料を添付しました。確認お願いします」とだけ送ると、それまでのやり取りによっては、事務的な印象を与えてしまうことがあります。しかし、「お忙しいところ恐れ入りますが」と一文加えることで、目の前で忙しそうにしている上司への気遣いが伝わり、文章全体も柔らかく丁寧になります。また、取引先へ資料を送る際も、AIの作った整った文面に「先日の打ち合わせでいただいたご意見も反映しました」といった具体的なエピソードを加えることで、配慮や信頼感など伝わる印象が大きく変化します。
　AIは文章を作る便利な道具ですが、心を伝えるのは人の役割です。AIで骨格を作り、最後の仕上げを自らの手で行うことで、速さと、相手に伝わるメールが完成します。こうして、AIは単なるツールから強力なアシスタントに変わっていきます。

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