食品工場での衛生管理のポイント(24)記録をつける(3)

　記録は、それぞれ決められた用紙(帳票)に記入することになっています。これは、「どのような内容を記録すべきか」「どの情報を証拠として残しておく必要があるのか」といった点を検討したうえで、必要な記録項目が設計されているためです。したがって、指定された帳票以外に記録した場合は、正式な記録とは認められません。必ず定められた帳票に記入するようにしましょう。
　製造現場では、記録用紙が濡れたり汚れたりすることがあります。そのため、「記録は長期間保管するものだから、きれいな用紙のほうがよい」と考え、現場で書いた内容を事務所で新しい用紙に書き直すケースも見られます。また、現場ではいったんメモ用紙などに書き留め、後から指定の帳票に書き写している人もいるかもしれません。しかし、この「書き直し」「書き写し」は適切とはいえません。記録は、その時その場で起きた事実を、ありのままに残すことが重要です。現場でリアルタイムに記入された記録こそ、その出来事が実際に起きた証拠となります。後から書かれたきれいな用紙では、改ざんを疑われる可能性もありますし、書き写す際に内容を誤ってしまうおそれもあります。記録は必ず現場で指定された帳票に直接記入し、そのまま保管することが基本です。新しい帳票への書き直しや書き写しは避けるようにしましょう。

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