- コラム
「月刊クリンネス」に掲載された
過去の連載コラムの中から、
テーマ別に選りすぐりの記事をご紹介します。
(執筆者や本文の情報は執筆時のものです)
一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師 長野裕香
▼一般社団法人日本ビジネスメール協会▼
https://businessmail.or.jp/
「ビジネスメール」は、お客様や取引先はもちろん、社内連絡までいろいろな場面で利用されています。上司や隣の席に座る同僚にメールを送るのも、よくあることでしょう。手軽で便利なコミュニケーション手段として、今やビジネスでは欠かせないツールとなっています。
一方で、やりとりの中で誤解を生じやすく、トラブルを引き起こしやすいというデメリットがあることは、あまり知られていません。実際、1年以内に受信したメールに、なんらかの不快感を抱いた経験がある方は5割に上っており※ 、メールのやりとりの過程で相手を信頼できないと思ったために仕事を依頼しなかった、取引を止めたという話もよく聞きます。
ビジネスメールによるコミュニケーションは、電話や対面と異なり微妙なニュアンスや感情を伝えることが難しいため、書き方や送り方などに、配慮すべきポイントがさまざまあります。しかし研修を実施している企業は1割もなく、重要なビジネスマナーであるにもかかわらず、誰からも学ぶ機会がないのが現状です。これもメールによるトラブルが後を絶たないことや、自分のメールに不安を感じる人が7割を超える※ 原因のひとつといえるでしょう。使い方次第では、信頼関係の構築も可能なビジネスメールですから、本連載でぜひ正しいマナーを知ってください。
(2015年4月号掲載)
※ 『ビジネスメール実態調査2014』より
ビジネスメールの書き方に、「型」があるのはご存知でしょうか。
型というのは、文章を構成する各要素と順番のことで、これに沿えば誰でも丁寧でわかりやすいメールを書くことができます。
具体的には、(1)宛名、(2)挨拶、(3)名乗り、(4)要旨、(5)詳細、(6)結びの挨拶、(7)署名です。順番に書くと「○○様、お世話になっております。私○○社の△△です。……」となります。電話をかけるときの話し順と同じですね。そして、要旨で「このメールで伝えたい概要」を書いたあと、詳細を書き「今後ともよろしくお願いいたします」と結びの挨拶をし、署名で締めます。
この型に沿って書くことで、ビジネスメールに慣れない新入社員や学生でも、一定のマナーレベルを保つことができ、相手に読みやすいメールを作成することができます。逆に、この型に沿って書かずに本来あるべき要素がないと、「宛名を書かず送ってくるとは、なんて非常識な」、「挨拶がないなんて、失礼だ」など、ビジネスマナーがなっていないという理由などで、相手に不快感を与えてしまう恐れがあります。
最近では署名から相手の電話番号や住所を検索する人も多く、署名がないと名刺を探す手間を相手にかけてしまうことになるでしょう。ご自身のメールでこれらの型が守られているか、一度確認してみてください。
(2015年6月号掲載)
ビジネスメールに必須の冒頭の挨拶ですが、毎回「お世話になっております」と書いていませんか。無難だからと、常に同じ挨拶を書いていると「機械的で心がこもっていない」などと相手に感じさせてしまうことがあります。また、初めてメールを受け取ったときにそう書いてあると、「まだお世話になっていないので不快」という声もあります。では、どのような挨拶を使えばよいのでしょうか。
たとえば初めての相手であれば、「初めまして」や、「お世話になります」と未来形にするのもよいでしょう。お会いしたことのある方なら「いつも大変お世話になっております」、「先日はありがとうございました」、「お久しぶりです」などがあげられます。社内であれば「お疲れさまです」、「おはようございます」、「こんにちは」などのシンプルなもので構いません。ポイントは、相手との関係性や状況によって、さまざまな挨拶を使い分けることです。使い分けは、相手のことを考えなければできないものですが、特に難しいことではなく、そのときに出てくる自然な挨拶をそのまま書くだけのことです。これだけで「あなたに思いを馳はせています」というニュアンスがさりげなく伝わります。
気持ちのよい挨拶ができる人の印象がよいのは、メールも同じです。冒頭の挨拶文を使い分けて、ビジネスメールをグッと好印象にしましょう。
(2015年8月号掲載)
感謝の気持ちを伝えるお礼メール。資料の拝受、打ち合わせ終了、そして昨日のお食事会まで、お礼メールを送る場面は意外と多いものです。しかし「ありがとうございました」だけで気持ちがしっかり伝わるかというと、なかなか難しいものです。では、どのような点に気をつければよいのでしょうか。
一番よいのは、「自分の言葉で書くこと」です。具体的にどういった点に感謝をしているのかということを、一文入れるようにするとさらに好感が持てます。メールの文章も書きやすくなるうえに、自然と気持ちもこもるからです。「資料をご準備くださり」、「お忙しいところお時間をとってくださり」といった一言があるかないかでは、大きく印象が変わります。また、特にお礼に関しては「スピード」も大切です。当日もしくは翌日中にお送りする方が時間があいてから送られてくるよりも、圧倒的に印象がアップします。せっかくメールを送るのであれば、早めを心がけましょう。
感謝の気持ちを持ってこそ生まれる信頼関係。これがないために、仕事がうまく進まないこともよくあります。お礼のメールが、コミュニケーションの潤滑油となるためにも、相手にしっかりと気持ちが伝わるメールを書くことを意識してみてください。
(2015年10月号掲載)
ビジネスにおいて謝罪する際には、原則としてメールは使わないほうがよいでしょう。メールは、情報伝達ツールのひとつであり、内容の重要度や緊急度次第で、「対面・電話」といった他のツールと使い分けなければなりません。その重要度の判断基準のひとつが、謝罪の場面です。謝罪をするのであれば、まずは電話をしましょう。その際に相手につながらず、急いで先にメールを送らなければならないという場面になって初めて、メールを送ります。このため冒頭に、「お電話を差し上げたのですが、ご不在のようですのでメールで失礼します」という一文を入れることが重要です。これがないと、「謝罪をメールですませようとしている」と思われて、信用を失いかねません。
文中では、言い訳をしない、対応策を提示する、お詫びの挨拶で締めくくるなどさまざまなポイントがありますが、特に言葉選びには、細心の注意が必要です。以前、締めの挨拶に「以上、よろしくお願いします」と書いた人がいましたが、相手には「お詫びは以上で終了。あとはいつも通りよろしく」と伝わってしまい、激怒させたという事例もありました。メールには感情が伝わりにくく、誤解を与えやすいというデメリットもあります。メールのメリットだけでなく、こうしたデメリットもきちんと把握したうえで、他のツールとうまく使い分けるようにしましょう。
(2015年12月号掲載)
ある新入社員が体調不良で仕事を休むことになり、メールで会社に連絡をして上司に叱られたというケースがありました。なぜ、電話で連絡をしなかったのでしょう。その理由は、「仕事を休むのはビジネス上のことなので、ビジネスメールの形式を守ればよいと思った」でした。携帯メールやLINEでなければ、問題ないと考えていたようです。
また別の新入社員は、上司からいつも「用件・指示のみの1行メール」が来るので、これがビジネスメールの書き方だと思い、取引先に1行メールを送って叱られました。もちろん上司は、”内部宛て・外部宛て“でメールの書き方を使い分けていました。
「教えてもらっていなければ、仕方ないのでは」と、同情の声があがることもあります。特に2つめの事例では、上司から見て学んでいることから、「社員教育ができていない」と企業に対する批判の声もあるでしょう。こうしたことからも、新入社員のビジネスメール上の失敗を世代間ギャップや本人のビジネス力の問題と安易に言い切ることはできません。
上司や先輩の皆さんは、メールソフトの操作方法だけではなく、ビジネスメールの書き方はもちろん、使う相手や場面も含めて指導する力が求められていることを認識する必要があるでしょう。
(2016年2月号掲載)
NEW
素晴らしき
生きものたち(1)
NEW
障がい者が働きやすい
職場を目指して
乳製品の
魅力と健康
衛生視点で
感染症・災害時の
BCPを考える(1)
誌上でめぐる
世界の恐竜化石(1)
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(2)
今こそ知っておきたい
「GAP」
バッタ博士の
バッタの話
高齢社会で生きる
合っていますか?
その日本語(2)
工場点検から
見えてくるもの
古くて新しい感染症
「結核」
京都の魅力を訪ねて(3)
ネズミ豆知識(2)
認知症の予防(3)
食品衛生に
取り組むあなたへ(5)
ビジネスに役立つ
文章講座(1)
人と犬と猫が
ともに暮らすこと(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(7)
展覧会に出かけると(4)
認知症の予防(2)
ネズミ豆知識(1)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(2)
食品衛生に
取り組むあなたへ(4)
デング熱と蚊
野菜を美味しく食べて
健康に(2)
食品衛生に
取り組むあなたへ(3)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(1)
寄生虫あれこれ(1)
認知症の予防(1)
展覧会に出かけると(3)
食品衛生に
取り組むあなたへ(2)
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(1)
身近な食中毒
イルカが教えて
くれること(4)
食品衛生に
取り組むあなたへ(1)
ヤマビルって
どんな生きもの?
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(6)
沖縄のいきもの事情(6)
植物と人々の暮らし(2)
1か月で1キロ痩せる
ダイエット
もっと知りたい
漬物の魅力
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(3)
植物と人々の暮らし(1)
野菜を美味しく食べて
健康に(1)
冷凍食品の豆知識
京都の魅力を訪ねて(2)
沖縄のいきもの事情(5)
食品衛生管理における
ヒューマンエラー対策
京都の魅力を訪ねて(1)
免疫力を高める食事
イルカが教えて
くれること(3)
食で“魚”を愉しむ(3)
片づけられる
子どもに育てる(3)
さまざまな依存症
沖縄のいきもの事情(4)
異臭苦情問題を考える
イルカが教えて
くれること(2)
食で“魚”を愉しむ(2)
夜空を眺めて
みませんか(2)
発達障害とは
ぶらぶら歩きの
極意(2)
大人の食物アレルギー
イルカが教えて
くれること(1)
おふくろの味の
底ぢから(3)
片づけられる
子どもに育てる(2)
沖縄のいきもの事情(3)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(5)
おふくろの味の
底ぢから(2)
夜空を眺めて
みませんか(1)
おふくろの味の
底ぢから(1)
食品企業改革
ものがたり
コウノトリの
過去・現在・未来
片づけられる
子どもに育てる(1)
注目すべき
食中毒(4)
展覧会に出かけると(2)
子どもの健康
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(4)
沖縄のいきもの事情(2)
お宝をまもる営み
沖縄のいきもの事情(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(3)
今日から始める!
片づけ入門
水と健康(2)
水と健康(1)
暮らしの頼れる
パートナー
「介助犬」
さまざまな健康障害
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(2)
リバウンドしない
ダイエットのために
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(1)
注目すべき
食中毒(3)
展覧会に出かけると(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(2)
持続可能な
開発目標(2)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(1)
持続可能な
開発目標(1)
薬と仲良く、
元気な毎日
上野動物園の
ジャイアントパンダ
食生活を
”少しだけ変えて”
健康に
異物混入問題を
考える
多摩動物公園
昆虫園だより
食物アレルギーと、
どうつきあっていくか
食品を介して感染する
恐れのあるウイルス
歯の健康は、
心と体の健康
介護保険制度と
お金(2)
安富和男先生の
面白むし話(22)
食品工場の
「やってはいけない」
(2)
介護保険制度
とお金(1)
食品工場の
「やってはいけない」
(1)
安富和男先生の
面白むし話(21)
身のまわりの感染症
安富和男先生の
面白むし話(20)
自然災害と
感染症対策
知っておきたい
介護のこと
たっぷり野菜で、
心も体も健康に
安富和男先生の
面白むし話(19)
食品事故を
防ぐために
安富和男先生の
面白むし話(18)
家庭でできる
ノロウイルス対策
安富和男先生の
面白むし話(17)
見逃さないで!
病気のサイン
(4)
安富和男先生の
面白むし話(16)
温泉って、
どんなもの?
安富和男先生の
面白むし話(15)
季節と暮らす(2)
安富和男先生の
面白むし話(14)
子どもたちの
心の声を聴く(1)
安富和男先生の
面白むし話(13)
注目すべき
食中毒(2)
安富和男先生の
面白むし話(12)
見逃さないで!
病気のサイン
(3)
安富和男先生の
面白むし話(11)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(2)
安富和男先生の
面白むし話(10)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(1)
安富和男先生の
面白むし話(9)
季節と暮らす(1)
安富和男先生の
面白むし話(8)
上野動物園飼育係通信
安富和男先生の
面白むし話(7)
アンチエイジング
安富和男先生の
面白むし話(6)
老化のサイン(2)
安富和男先生の
面白むし話(5)
老化のサイン(1)
安富和男先生の
面白むし話(4)
温泉めぐり春夏秋冬
安富和男先生の
面白むし話(3)
注目すべき
食中毒(1)
安富和男先生の
面白むし話(2)
安富和男先生の
面白むし話(1)
食中毒を
防ぐために
食で“魚”を愉しむ(1)
合っていますか?
その日本語
見逃さないで!
病気のサイン
(2)
みんなで減らそう!
フードロス
こんなところで、
ノロウイルス感染
蚊が媒介する感染症
ぶらぶら歩きの
極意(1)
子どもたちへの
環境教育
見逃さないで!
病気のサイン
(1)
ネコからの
「ズーノーシス」
新型
インフルエンザ等
対策特別措置法
乳製品の
魅力と健康
高齢社会で生きる
認知症の予防(3)
認知症の予防(2)
野菜を美味しく食べて
健康に(2)
認知症の予防(1)
身近な食中毒
1か月で1キロ痩せる
ダイエット
野菜を美味しく食べて
健康に(1)
免疫力を高める食事
さまざまな依存症
発達障害とは
おふくろの味の
底ぢから(3)
おふくろの味の
底ぢから(2)
おふくろの味の
底ぢから(1)
子どもの健康
水と健康(2)
水と健康(1)
さまざまな健康障害
リバウンドしない
ダイエットのために
薬と仲良く、
元気な毎日
食生活を
”少しだけ変えて”
健康に
歯の健康は、
心と体の健康
たっぷり野菜で、
心も体も健康に
見逃さないで!
病気のサイン
(4)
見逃さないで!
病気のサイン
(3)
アンチエイジング
老化のサイン(2)
老化のサイン(1)
見逃さないで!
病気のサイン
(2)
見逃さないで!
病気のサイン
(1)
NEW
素晴らしき
生きものたち(1)
誌上でめぐる
世界の恐竜化石(1)
バッタ博士の
バッタの話
ネズミ豆知識(2)
人と犬と猫が
ともに暮らすこと(1)
ネズミ豆知識(1)
寄生虫あれこれ(1)
イルカが教えて
くれること(4)
ヤマビルって
どんな生きもの?
沖縄のいきもの事情(6)
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(3)
沖縄のいきもの事情(5)
イルカが教えて
くれること(3)
沖縄のいきもの事情(4)
イルカが教えて
くれること(2)
イルカが教えて
くれること(1)
沖縄のいきもの事情(3)
コウノトリの
過去・現在・未来
沖縄のいきもの事情(2)
沖縄のいきもの事情(1)
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(2)
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(1)
上野動物園の
ジャイアントパンダ
多摩動物公園
昆虫園だより
安富和男先生の
面白むし話(22)
安富和男先生の
面白むし話(21)
安富和男先生の
面白むし話(20)
安富和男先生の
面白むし話(19)
安富和男先生の
面白むし話(18)
安富和男先生の
面白むし話(17)
安富和男先生の
面白むし話(16)
安富和男先生の
面白むし話(15)
安富和男先生の
面白むし話(14)
安富和男先生の
面白むし話(13)
安富和男先生の
面白むし話(12)
安富和男先生の
面白むし話(11)
安富和男先生の
面白むし話(10)
安富和男先生の
面白むし話(9)
安富和男先生の
面白むし話(8)
上野動物園飼育係通信
安富和男先生の
面白むし話(7)
安富和男先生の
面白むし話(6)
安富和男先生の
面白むし話(5)
安富和男先生の
面白むし話(4)
安富和男先生の
面白むし話(3)
安富和男先生の
面白むし話(2)
安富和男先生の
面白むし話(1)
今こそ知っておきたい
「GAP」
工場点検から
見えてくるもの
食品衛生に
取り組むあなたへ(5)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(7)
食品衛生に
取り組むあなたへ(4)
食品衛生に
取り組むあなたへ(3)
食品衛生に
取り組むあなたへ(2)
食品衛生に
取り組むあなたへ(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(6)
もっと知りたい
漬物の魅力
冷凍食品の豆知識
食品衛生管理における
ヒューマンエラー対策
食で“魚”を愉しむ(3)
異臭苦情問題を考える
食で“魚”を愉しむ(2)
大人の食物アレルギー
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(5)
食品企業改革
ものがたり
注目すべき
食中毒(4)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(4)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(3)
注目すべき
食中毒(3)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(2)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(1)
異物混入問題を
考える
食物アレルギーと、
どうつきあっていくか
食品工場の
「やってはいけない」
(2)
食品工場の
「やってはいけない」
(1)
食品事故を
防ぐために
注目すべき
食中毒(2)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(2)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(1)
注目すべき
食中毒(1)
食中毒を
防ぐために
食で“魚”を愉しむ(1)
みんなで減らそう!
フードロス
NEW
障がい者が働きやすい
職場を目指して
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(2)
合っていますか?
その日本語(2)
京都の魅力を訪ねて(3)
ビジネスに役立つ
文章講座(1)
展覧会に出かけると(4)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(2)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(1)
展覧会に出かけると(3)
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(1)
植物と人々の暮らし(2)
植物と人々の暮らし(1)
京都の魅力を訪ねて(2)
京都の魅力を訪ねて(1)
片づけられる
子どもに育てる(3)
夜空を眺めて
みませんか(2)
ぶらぶら歩きの
極意(2)
片づけられる
子どもに育てる(2)
夜空を眺めて
みませんか(1)
片づけられる
子どもに育てる(1)
展覧会に出かけると(2)
お宝をまもる営み
今日から始める!
片づけ入門
暮らしの頼れる
パートナー
「介助犬」
展覧会に出かけると(1)
持続可能な
開発目標(2)
持続可能な
開発目標(1)
介護保険制度と
お金(2)
介護保険制度
とお金(1)
知っておきたい
介護のこと
温泉って、
どんなもの?
季節と暮らす(2)
子どもたちの
心の声を聴く(1)
季節と暮らす(1)
温泉めぐり春夏秋冬
合っていますか?
その日本語
ぶらぶら歩きの
極意(1)
子どもたちへの
環境教育