- コラム
「月刊クリンネス」に掲載された
過去の連載コラムの中から、
テーマ別に選りすぐりの記事をご紹介します。
(執筆者や本文の情報は執筆時のものです)
一般社団法人 日本ビジネスメール協会 認定講師 長野裕香
▼一般社団法人日本ビジネスメール協会▼
https://businessmail.or.jp/
ある調査では、メールを出した際、1日以内に返信がほしいという人は86.24%でした。8割以上のビジネスパーソンが、24時間以内のメールの返信を望んでいることになります。しかし、返信すべき内容に対して別途調整が必要だったり、忙しくてメールの返信にまで手が回らないというのも、よくあることです。そこで、そのような場合には受領確認のメールを出しましょう。これだけで印象がぐっとアップします。
メールに書く具体的な内容は、メールを読んだこと、なぜ今返信できないのか、いつごろ内容への返事をする予定かなどです。これらを書いていったん返信をすれば、相手から「返事が遅い」といわれることはなくなるでしょう。また、いつまでに返信するのかを自分で期限を設けて伝えると締め切りも明確になり、後まわしにして忘れてしまうことも防げます。その際、「後日」や「来週」などのあいまいな表現ではなく、「今週金曜日の17時までに、お返事を差し上げます」と、誰が読んでも同じ解釈になる日時を書いて伝えることがポイントです。すぐに返信できない内容のメールを受けることの多い方は、基本となる受領確認メールのテンプレートをご自分で作成しておくことをお勧めします。
すぐに返信ができなくても、対応次第であなたの信頼度を上げることは可能です。ぜひ参考になさってください。
(2017年2月号掲載)
容量の大きな添付ファイルの送信は、相手に迷惑をかけることがあるので配慮が必要だということは広く浸透してきています。では実際に、何MBまでなら送ってもマナー違反にはならないのでしょう。
結論からいうと、2MBです。このサイズ以下であれば、受信する相手に迷惑をかけたり、「こんなサイズのファイルを送ってくるなんて、失礼だ」と思われるようなことはないでしょう。ですから、迷ったときには2MBをひとつの基準としてください。ただし、3MBが絶対にダメだということではありません。1通当たりの受信メールの上限サイズを3MBと設定している企業が一定数あるため、2MB以下であれば、ほとんどの方が受信できる一般的なサイズとして認知されているということです。また、基準以上であっても相手の方の了承を得ていれば、問題はありません。
大容量のファイルを送ると、受信に時間がかかったり、ファイルを開けなかったり、最悪の場合には相手は受信すらできない場合もあります。社内のインターネット環境が良くなっているとはいえ、外出先でメールを確認する人も増えているので、ファイルサイズを無視することはできません。自分の送ったメールのせいで相手に不必要な手間をかけてストレスを与えないためにも、サイズ基準は2MBを目安にしてください。
(2017年4月号掲載)
メールの添付ファイルをクリックしても開かなかったことはありませんか。原因は、相手が添付ファイルのデータを作成するために利用したソフトが、あなたのパソコンには入っていないことです。添付ファイルの種類によっては、送信側のパソコンスキルが低い、または配慮が足りないと思われることがあります。一般的に問題が少ないのは、Word、Excelです。ただし有料ソフトであり、誰もが閲覧できるわけではありませんので注意が必要です。画像ファイルであればGIF、JPEG、PNG、圧縮形式はZIP、PDFファイルならばまず問題はありません。もし相手からファイルを開くことができないと連絡があった場合には、保存形式を相手の希望に合わせて変更し、再送付しましょう。
一方で、一般的と思われがちなので注意が必要なのはPowerPoint、またデザイン系ソフトのIllustratorやPhotoshopなどです。事前に相手に閲覧できるかを確認するかPDF化して送信しましょう。「開かない場合は、お手数ですがご連絡ください」と本文中に記載すると親切です。
これらの拡張子はほんの一例ですが、重要なポイントは、相手のパソコン環境を推測することです。ファイルを開けた後は、閲覧するだけなのか修正もするのかなど、相手の行動を想定して仕事を進められるよう配慮してファイル形式を選ぶことができれば、上級者といえるでしょう。
(2017年6月号掲載)
ビジネスメールに添付するファイルサイズは、2MBが一般的なマナーだということはすでにお伝えしました。では大量の写真や画像など、大容量のデータを送りたいときは、どうすればよいのでしょうか。
まずは、ファイルを圧縮したり分割送信で対応しますが、それでも難しいときには、「大容量ファイル送信サービス」を利用するという方法があります。無料で利用できるものもあり、とても便利です。
ただし、企業によってはインターネット利用上のルールが存在し、こうしたサービスへのアクセス制限がある場合もあります。送信する際には、自社の「大容量ファイル送信時のルール」を確認してください。また自社では利用可能であったとしても、受信者側が利用を禁止されていることもあります。せっかく送信したのに「受信できないので、別の方法でファイルを送ってください」と相手方から連絡を受けることもあります。
このような無駄を防ぎ、効率的にファイルをやり取りするためには、相手が受信可能なサイズや方法を事前に確認しておくのが一番です。さらにこうしたサービスの利用が禁止されている、あるいは大容量ファイルのやり取りが前提とされている企業の場合には、独自の送受信システムを持っていることも多いので、事前に相談をし、案内してもらうとよいでしょう。
(2017年8月号掲載)
ファイルが第三者に渡っても閲覧できないよう、重要なファイルにはパスワードを設定して送信します。このとき、ファイルを添付したメールの本文にはパスワードを記載しないでください。記載してしまっては、キャッシュカードと暗証番号を一緒に送付しているようなもので、まったく意味がありません。標準ルールでは、パスワードをかけた添付ファイルをメールで送り、次のメールでパスワードを送信します。しかしせっかく次のメールでパスワードを送っても、2通とも間違えた宛先に送信してしまうと意味がありません。初めての相手にメールを送るときの入力ミスを防ぐためには、メールアドレスの入力に間違いがないかどうか文字列を入念に確認することはもちろん、その上でテスト送信を行い、相手方の受信状況を確認することが有効な手段のひとつです。ただしこれでも、メール盗聴のリスクは避けられません。
万が一にも漏れてはいけない重要情報をやり取りするときは、メールを使わずに、大事なデータは暗号化した上で別の電子媒体で持参するなどの手段も選択肢に入れましょう。セキュリティに完璧はなく、大切な情報ならば時間とお金をかけてでも守るべきだからです。メールは、あくまでひとつの手段でしかありません。手軽に送れるメリットと、セキュリティ面でのデメリットを考慮した上で、適切な手段を選択しましょう。
(2017年10月号掲載)
添付ファイルがあるときは、メール本文中に「添付ファイルをご覧ください」と必ず記載しましょう。当然のようで案外できていない人が多く、本文だけで完結しているように見えるメールほど「添付ファイルに気づかなかった」という行き違いが生じます。突然電話等で、「期限が過ぎているので早く回答がほしい」と連絡があり、慌てて再確認して添付ファイルに気づくケース、本文に「再提出依頼」とだけあり意図を推測して修正したら、実は添付ファイルに詳細な修正指示が書かれていたケースなど、トラブルや二度手間などにつながりやすいので注意が必要です。メール本文に添付ファイル名まで書けばさらに親切なうえ、添付を忘れて送信しても、相手が気づくために行き違いを防ぐことができます。
もうひとつは、ファイルの名称です。「案内」や「契約書」では、相手がダウンロードした後、何についての案内や契約書なのかがわかりにくく、ファイル名を変更するひと手間をかけてしまいます。「〇月関西地区連絡会案内」、「平成29年度〇〇システム保守契約書」など、キーワードになる言葉は3つか4つ入れるように意識するとよいでしょう。同内容のファイルを何度も送付するのであれば日付やバージョン管理も必須です。電子データは紙よりも後の検索が難しくなる傾向があるので、こうした配慮は大切です。基本事項だからこそ、気をつけましょう。
(2017年12月号掲載)
NEW
連れてこられた
外来種たち
NEW
お客様の幅広い
食習慣に寄り添った
機内食
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(3)
食で“魚”を愉しむ(4)
素晴らしき
生きものたち(1)
障がい者が働きやすい
職場を目指して
乳製品の
魅力と健康
衛生視点で
感染症・災害時の
BCPを考える(1)
誌上でめぐる
世界の恐竜化石(1)
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(2)
今こそ知っておきたい
「GAP」
バッタ博士の
バッタの話
高齢社会で生きる
合っていますか?
その日本語(2)
工場点検から
見えてくるもの
古くて新しい感染症
「結核」
京都の魅力を訪ねて(3)
ネズミ豆知識(2)
認知症の予防(3)
食品衛生に
取り組むあなたへ(5)
ビジネスに役立つ
文章講座(1)
人と犬と猫が
ともに暮らすこと(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(7)
展覧会に出かけると(4)
認知症の予防(2)
ネズミ豆知識(1)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(2)
食品衛生に
取り組むあなたへ(4)
デング熱と蚊
野菜を美味しく食べて
健康に(2)
食品衛生に
取り組むあなたへ(3)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(1)
寄生虫あれこれ(1)
認知症の予防(1)
展覧会に出かけると(3)
食品衛生に
取り組むあなたへ(2)
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(1)
身近な食中毒
イルカが教えて
くれること(4)
食品衛生に
取り組むあなたへ(1)
ヤマビルって
どんな生きもの?
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(6)
沖縄のいきもの事情(6)
植物と人々の暮らし(2)
1か月で1キロ痩せる
ダイエット
もっと知りたい
漬物の魅力
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(3)
植物と人々の暮らし(1)
野菜を美味しく食べて
健康に(1)
冷凍食品の豆知識
京都の魅力を訪ねて(2)
沖縄のいきもの事情(5)
食品衛生管理における
ヒューマンエラー対策
京都の魅力を訪ねて(1)
免疫力を高める食事
イルカが教えて
くれること(3)
食で“魚”を愉しむ(3)
片づけられる
子どもに育てる(3)
さまざまな依存症
沖縄のいきもの事情(4)
異臭苦情問題を考える
イルカが教えて
くれること(2)
食で“魚”を愉しむ(2)
夜空を眺めて
みませんか(2)
発達障害とは
ぶらぶら歩きの
極意(2)
大人の食物アレルギー
イルカが教えて
くれること(1)
おふくろの味の
底ぢから(3)
片づけられる
子どもに育てる(2)
沖縄のいきもの事情(3)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(5)
おふくろの味の
底ぢから(2)
夜空を眺めて
みませんか(1)
おふくろの味の
底ぢから(1)
食品企業改革
ものがたり
コウノトリの
過去・現在・未来
片づけられる
子どもに育てる(1)
注目すべき
食中毒(4)
展覧会に出かけると(2)
子どもの健康
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(4)
沖縄のいきもの事情(2)
お宝をまもる営み
沖縄のいきもの事情(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(3)
今日から始める!
片づけ入門
水と健康(2)
水と健康(1)
暮らしの頼れる
パートナー
「介助犬」
さまざまな健康障害
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(2)
リバウンドしない
ダイエットのために
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(1)
注目すべき
食中毒(3)
展覧会に出かけると(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(2)
持続可能な
開発目標(2)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(1)
持続可能な
開発目標(1)
薬と仲良く、
元気な毎日
上野動物園の
ジャイアントパンダ
食生活を
”少しだけ変えて”
健康に
異物混入問題を
考える
多摩動物公園
昆虫園だより
食物アレルギーと、
どうつきあっていくか
食品を介して感染する
恐れのあるウイルス
歯の健康は、
心と体の健康
介護保険制度と
お金(2)
安富和男先生の
面白むし話(22)
食品工場の
「やってはいけない」
(2)
介護保険制度
とお金(1)
食品工場の
「やってはいけない」
(1)
安富和男先生の
面白むし話(21)
身のまわりの感染症
安富和男先生の
面白むし話(20)
自然災害と
感染症対策
知っておきたい
介護のこと
たっぷり野菜で、
心も体も健康に
安富和男先生の
面白むし話(19)
食品事故を
防ぐために
安富和男先生の
面白むし話(18)
家庭でできる
ノロウイルス対策
安富和男先生の
面白むし話(17)
見逃さないで!
病気のサイン
(4)
安富和男先生の
面白むし話(16)
温泉って、
どんなもの?
安富和男先生の
面白むし話(15)
季節と暮らす(2)
安富和男先生の
面白むし話(14)
子どもたちの
心の声を聴く(1)
安富和男先生の
面白むし話(13)
注目すべき
食中毒(2)
安富和男先生の
面白むし話(12)
見逃さないで!
病気のサイン
(3)
安富和男先生の
面白むし話(11)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(2)
安富和男先生の
面白むし話(10)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(1)
安富和男先生の
面白むし話(9)
季節と暮らす(1)
安富和男先生の
面白むし話(8)
上野動物園飼育係通信
安富和男先生の
面白むし話(7)
アンチエイジング
安富和男先生の
面白むし話(6)
老化のサイン(2)
安富和男先生の
面白むし話(5)
老化のサイン(1)
安富和男先生の
面白むし話(4)
温泉めぐり春夏秋冬
安富和男先生の
面白むし話(3)
注目すべき
食中毒(1)
安富和男先生の
面白むし話(2)
安富和男先生の
面白むし話(1)
食中毒を
防ぐために
食で“魚”を愉しむ(1)
合っていますか?
その日本語
見逃さないで!
病気のサイン
(2)
みんなで減らそう!
フードロス
こんなところで、
ノロウイルス感染
蚊が媒介する感染症
ぶらぶら歩きの
極意(1)
子どもたちへの
環境教育
見逃さないで!
病気のサイン
(1)
ネコからの
「ズーノーシス」
新型
インフルエンザ等
対策特別措置法
乳製品の
魅力と健康
高齢社会で生きる
認知症の予防(3)
認知症の予防(2)
野菜を美味しく食べて
健康に(2)
認知症の予防(1)
身近な食中毒
1か月で1キロ痩せる
ダイエット
野菜を美味しく食べて
健康に(1)
免疫力を高める食事
さまざまな依存症
発達障害とは
おふくろの味の
底ぢから(3)
おふくろの味の
底ぢから(2)
おふくろの味の
底ぢから(1)
子どもの健康
水と健康(2)
水と健康(1)
さまざまな健康障害
リバウンドしない
ダイエットのために
薬と仲良く、
元気な毎日
食生活を
”少しだけ変えて”
健康に
歯の健康は、
心と体の健康
たっぷり野菜で、
心も体も健康に
見逃さないで!
病気のサイン
(4)
見逃さないで!
病気のサイン
(3)
アンチエイジング
老化のサイン(2)
老化のサイン(1)
見逃さないで!
病気のサイン
(2)
見逃さないで!
病気のサイン
(1)
NEW
連れてこられた
外来種たち
素晴らしき
生きものたち(1)
誌上でめぐる
世界の恐竜化石(1)
バッタ博士の
バッタの話
ネズミ豆知識(2)
人と犬と猫が
ともに暮らすこと(1)
ネズミ豆知識(1)
寄生虫あれこれ(1)
イルカが教えて
くれること(4)
ヤマビルって
どんな生きもの?
沖縄のいきもの事情(6)
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(3)
沖縄のいきもの事情(5)
イルカが教えて
くれること(3)
沖縄のいきもの事情(4)
イルカが教えて
くれること(2)
イルカが教えて
くれること(1)
沖縄のいきもの事情(3)
コウノトリの
過去・現在・未来
沖縄のいきもの事情(2)
沖縄のいきもの事情(1)
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(2)
目黒寄生虫館に
展示されている
寄生虫(1)
上野動物園の
ジャイアントパンダ
多摩動物公園
昆虫園だより
安富和男先生の
面白むし話(22)
安富和男先生の
面白むし話(21)
安富和男先生の
面白むし話(20)
安富和男先生の
面白むし話(19)
安富和男先生の
面白むし話(18)
安富和男先生の
面白むし話(17)
安富和男先生の
面白むし話(16)
安富和男先生の
面白むし話(15)
安富和男先生の
面白むし話(14)
安富和男先生の
面白むし話(13)
安富和男先生の
面白むし話(12)
安富和男先生の
面白むし話(11)
安富和男先生の
面白むし話(10)
安富和男先生の
面白むし話(9)
安富和男先生の
面白むし話(8)
上野動物園飼育係通信
安富和男先生の
面白むし話(7)
安富和男先生の
面白むし話(6)
安富和男先生の
面白むし話(5)
安富和男先生の
面白むし話(4)
安富和男先生の
面白むし話(3)
安富和男先生の
面白むし話(2)
安富和男先生の
面白むし話(1)
NEW
お客様の幅広い
食習慣に寄り添った
機内食
食で“魚”を愉しむ(4)
今こそ知っておきたい
「GAP」
工場点検から
見えてくるもの
食品衛生に
取り組むあなたへ(5)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(7)
食品衛生に
取り組むあなたへ(4)
食品衛生に
取り組むあなたへ(3)
食品衛生に
取り組むあなたへ(2)
食品衛生に
取り組むあなたへ(1)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(6)
もっと知りたい
漬物の魅力
冷凍食品の豆知識
食品衛生管理における
ヒューマンエラー対策
食で“魚”を愉しむ(3)
異臭苦情問題を考える
食で“魚”を愉しむ(2)
大人の食物アレルギー
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(5)
食品企業改革
ものがたり
注目すべき
食中毒(4)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(4)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(3)
注目すべき
食中毒(3)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(2)
食品にまつわる
トラブルから学ぶ
(1)
異物混入問題を
考える
食物アレルギーと、
どうつきあっていくか
食品工場の
「やってはいけない」
(2)
食品工場の
「やってはいけない」
(1)
食品事故を
防ぐために
注目すべき
食中毒(2)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(2)
今さら聞けない?
食品衛生のウソホント
(1)
注目すべき
食中毒(1)
食中毒を
防ぐために
食で“魚”を愉しむ(1)
みんなで減らそう!
フードロス
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(3)
障がい者が働きやすい
職場を目指して
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(2)
合っていますか?
その日本語(2)
京都の魅力を訪ねて(3)
ビジネスに役立つ
文章講座(1)
展覧会に出かけると(4)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(2)
先人達の
マーケティングに
学ぶ(1)
展覧会に出かけると(3)
印象アップ!
ビジネスメールの
コツ(1)
植物と人々の暮らし(2)
植物と人々の暮らし(1)
京都の魅力を訪ねて(2)
京都の魅力を訪ねて(1)
片づけられる
子どもに育てる(3)
夜空を眺めて
みませんか(2)
ぶらぶら歩きの
極意(2)
片づけられる
子どもに育てる(2)
夜空を眺めて
みませんか(1)
片づけられる
子どもに育てる(1)
展覧会に出かけると(2)
お宝をまもる営み
今日から始める!
片づけ入門
暮らしの頼れる
パートナー
「介助犬」
展覧会に出かけると(1)
持続可能な
開発目標(2)
持続可能な
開発目標(1)
介護保険制度と
お金(2)
介護保険制度
とお金(1)
知っておきたい
介護のこと
温泉って、
どんなもの?
季節と暮らす(2)
子どもたちの
心の声を聴く(1)
季節と暮らす(1)
温泉めぐり春夏秋冬
合っていますか?
その日本語
ぶらぶら歩きの
極意(1)
子どもたちへの
環境教育